Audyt logistyczny – czym jest i jak go przeprowadzić?

Czym jest audyt logistyczny?

Audyt logistyczny to narzędzie, które umożliwia dokładną analizę i ocenę procesów, ich efektywności, wykorzystania zasobów, stosowanych narzędzi oraz technologii, a także ocenę obowiązujących regulaminów przez pryzmat działania firmy, ich skuteczności czy przestrzegania przez pracowników. Opracowany dokument zawiera rzetelną oraz szczegółową ocenę sytuacji bieżącej, a także wskazówki dotyczące poprawy, aby cały proces logistyczny był realizowany skuteczniej.

Kiedy wykonuje się audyt logistyczny?

Decyzja o wykonaniu audytu logistycznego może być podyktowana różnymi czynnikami. Zlecany przez kierownictwo lub zarząd przedsiębiorstwa, umożliwia weryfikację zgodności danych przekazywanych przez poszczególne działy ze stanem faktycznym. Cele audytu logistycznego obejmują przede wszystkim prezentację informacji niezbędnych do poprawy bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa, w kontekście logistyki i zarządzania procesami. Nadrzędnym zadaniem jest tu wytypowanie tych procesów i elementów systemu logistycznego przedsiębiorstwa, w obrębie których można podjąć działania, w efekcie których wzrośnie wydajność i efektywność, a koszty oraz zużycie materiałów zostaną zoptymalizowane i ograniczone.

Decydując się na audyt logistyczny należy mieć świadomość, że obejmuje on bardzo rozległe działania, dlatego jego opracowanie wymaga czasu (najczęściej potrzebnych jest kilka tygodni, aby osoba realizująca audyt mogła dokładnie poznać i prześledzić procesy realizowane w firmie, natomiast jest to uzależnione od wielu czynników, w tym specyfiki działania podmiotu oraz zakresu kontroli). Z tego względu proces podzielony jest na części, w obrębie których przeprowadzane są konkretne zadania. W całym postępowaniu wyróżnić można trzy główne etapy obejmujące fazę koncepcyjną, realizację badań oraz sprawdzenie wyników. Firma, która chce uzyskać rzetelne i wiarygodne informacje powinna ściśle współpracować z audytorem, dostarczając wszelkich informacji oraz niezbędną do oceny dokumentację.

Co ważne, w niektórych podmiotach kadra zarządzająca decyduje się na zatrudnienie wewnętrznego audytora, którego praca polega na regularnej kontroli procesów i działania. W ten sposób ocena może być prowadzona na bieżąco, w zależności od indywidualnych potrzeb działu lub całej firmy. Osoba zatrudniona na stanowisku audytora może kolejno oceniać poszczególne działy, a następnie również monitorować skuteczność wdrażanych modyfikacji.

Kto wykonuje audyt logistyczny?

Audyt logistyczny wykonywany jest najczęściej przez zewnętrzne podmioty specjalizujące się w przeprowadzaniu badań i ocen, które mają dostęp do narzędzi wspomagających analizę oraz prezentację wyników. Audytorzy posiadają odpowiednie wykształcenie i rozległą wiedzę. Należy podkreślić, że osoba wykonująca audyt logistyczny zyskuje dostęp do szeregu istotnych informacji, które pozwalają na rzetelną ocenę sytuacji i sformułowanie wiarygodnych wniosków, a jednocześnie są danymi wrażliwymi, decydującymi o konkurencyjności podmiotu. Dlatego też podmiot wykonujący audyt zobowiązany jest do zachowania tajności informacji.

Na każdym etapie audytu logistycznego zachowana musi zostać obiektywność podczas oceny stanu faktycznego, co jest podstawą profesjonalnego podejścia. Najlepiej zdecydować się na współpracę z podmiotem niezależnym, brak jakichkolwiek powiązań przyczynowo-skutkowych z badaną firmą zapewnia gwarancję rzetelnej i obiektywnej oceny. Każdy audyt logistyczny powinien zakończyć się końcową weryfikacją, w której audytor sprawdza merytoryczną oraz formalną poprawność dokumentu.

Audyt logistyczny i jego zakres

Audyt logistyczny może obejmować zarówno wszystkie obszary planowania operacji logistycznych w przedsiębiorstwie (w tym m.in. transport, magazynowanie, zarządzanie zapasami, gospodarkę opakowaniami czy logistyczną obsługę klienta), jak i tylko wybrane procesy. Niniejszy artykuł skupi się przede wszystkim na audytach operacji magazynowych, jednak metodologia audytów innych obszarów logistycznych będzie zbliżona.

Audyt operacji magazynowych

Audyt logistyczny operacji magazynowych to proces oceny i analizy procesów, praktyk, technologii oraz systemów stosowanych w magazynie. Ma na celu identyfikację obszarów, które wymagają poprawy, zwiększenie efektywności oraz eliminacja potencjalnych zagrożeń. Jednym z jego głównych zadań jest optymalizacja kosztów, poprzez zidentyfikowanie obszarów, w których możliwe są oszczędności, np. zmniejszenie strat, poprawę wydajności procesów lub lepsze wykorzystanie zasobów. Audyt logistyczny operacji magazynowych może również ujawnić niewłaściwe praktyki lub przestarzałe technologie. Wdrożenie rekomendowanych zmian umożliwia wzrost wydajności, co sprawia, że zasoby logistyczne nie stają się barierą dla dalszego wzrostu sprzedaży i biznesu, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorstw, które stale się rozwijają.

Przeprowadzając audyt magazynu, często identyfikowane są także problemy związane z jakością produktów w nim przechowywanych, np. w wyniku zastosowania niewłaściwych technologii składowania. Poprawa tych aspektów m.in. w zakresie zmniejszenia stopnia uszkodzeń i braków w wysyłkach czy dostawach, może znacząco wpłynąć na zadowolenie klientów oraz ich lojalność. Istotnym elementem audytów operacji magazynowych jest również ocena zagrożeń dla bezpieczeństwa pracowników i mienia. Dzięki temu można podjąć odpowiednie środki prewencyjne oraz uniknąć potencjalnych wypadków.

Wymagania związane z operacjami magazynowymi często zmieniają się w czasie, dlatego niespójność pomiędzy początkowym projektem magazynu i potrzebami biznesu nierzadko prowadzi do nieefektywności. Zwłaszcza w przypadku operacji magazynowych funkcjonujących już od kilku lub kilkunastu lat, audyt pomaga w odpowiedzi na pytanie, czy obecne procesy i technologie magazynowe są w pełni dostosowane do aktualnych oraz przyszłych wymagań biznesu, a także jakie działania należy podjąć, aby to dostosowanie zwiększyć, co w dłuższej perspektywie przyczyni się do wzrostu rentowności i sukcesu firmy.

Przebieg audytu

Planując audyt logistyczny operacji magazynowych należy się do niego odpowiednio przygotować, aby uzyskać wiarygodne wyniki oraz zmaksymalizować korzyści płynące z analizy operacji i danych. Jego przeprowadzenie w uporządkowany sposób powinno zawierać poniższe najważniejsze kroki:

• Uzgodnienie czy audyt będzie przeprowadzony wewnętrznymi zasobami czy ze wsparciem zewnętrznych konsultantów. Wewnętrzni audytorzy dysponują zazwyczaj większym zrozumieniem specyfiki danej firmy oraz aktualnych procesów i obowiązujących procedur, co może być zaletą, ale nierzadko ogranicza również potencjał do wprowadzenia kreatywnych zmian, nieobciążonych przyzwyczajeniem do istniejących często od lat sposobów funkcjonowania. Skorzystanie ze wsparcia doświadczonych konsultantów umożliwia z kolei szersze spojrzenie na biznes oraz zapoznanie się z najlepszymi praktykami w danej branży;
• Zdefiniowanie najważniejszych celów, jakie firma chce osiągnąć przeprowadzając audyt logistyczny, np. poprawa jakości, redukcja kosztów czy zwiększenie bezpieczeństwa. Na tej podstawie należy następnie sporządzić harmonogram audytu oraz listę obszarów, które mają zostać przeanalizowane, uwzględniając cele oraz priorytety firmy. Warto również z wyprzedzeniem poinformować pracowników o planowanym audycie, jego celach oraz planie działania. Zachęcenie ich do współpracy oraz przedstawienia swoich własnych obserwacji pozwala często uzyskać dodatkową perspektywę podczas wizyty konsultanta w magazynie;
• Zgromadzenie i wstępne przeanalizowanie niezbędnych danych, które pozwolą na dokładną ocenę procesów magazynowych. Obejmuje to zarówno podstawowe informacje o magazynie (powierzchnia, pojemność, layout, specyfikacja techniczna budynku itp.), dokumentację obecnych procesów magazynowych, jak i bardziej szczegółowe raporty danych historycznych oraz prognoz, w tym w szczególności zapasów, przyjęć, kompletacji czy wydań;
• Zebranie informacji dotyczących zasobów, w tym struktury organizacyjnej, wielkości zatrudnienia oraz danych dotyczących sprzętu oraz technologii stosowanych w magazynie. Uzupełnieniem tych informacji powinny być również raporty operacyjne, w tym wskaźniki KPI, takie jak czas realizacji zamówień, wydajność poszczególnych procesów czy stopień wykorzystania przestrzeni i pojemności magazynu.

Dodatkowo, podczas wizyty audytora w magazynie w ramach audytu logistycznego operacyjnego, rekomendowane jest zapoznanie się z wszystkimi procesami magazynowymi – od rozładunków i przyjęć, poprzez rozlokowanie towaru oraz uzupełnienie lokalizacji, aż po kompletację, pakowanie, wydania i załadunku. W każdym obszarze, oprócz przeglądu poszczególnych procesów, warto również skupić się na głównych wyzwaniach związanych z ich obsługą w celu identyfikacji potencjalnych usprawnień oraz oceny potencjału poprawy efektywności. Ocena organizacji magazynu obejmuje również sprawdzenie, w jakiej strefie w budynku realizowany jest dany proces oraz czy przestrzeń jest wykorzystana efektywnie. W ramach audytu rozmowa z pracownikami na różnych stanowiskach pomaga uzyskać informacje na temat ich doświadczeń, problemów i sugestii dotyczących poprawy operacji magazynowych. Podczas tego typu dyskusji oraz przeglądu poszczególnych procesów, należy szczególnie zwrócić uwagę na obszary, które mogą być źródłem problemów. Połączenie obserwacji z analizą zebranych danych, w tym szczególnie porównując rzeczywiste wyniki z oczekiwanymi wskaźnikami wydajności, pozwoli następnie na wyszukanie wzorców wskazujących na problemy lub obszary niskiej wydajności.

Na podstawie analizy danych oraz obserwacji, po zakończeniu audytu, konsultant opisuje w prezentacji podsumowującej projekt obszary, które wymagają poprawy lub korekty. Na tej podstawie opracowywane są konkretne, praktyczne rekomendacje dotyczące rozwiązania wykrytych problemów oraz optymalizacji operacji magazynowych. Wyniki audytu są następnie przedstawiane zarządowi firmy lub innym jej przedstawicielom w celu omówienia kluczowych ustaleń oraz uzgodnienia proponowanych działań naprawczych.

Rzetelnie przeprowadzony audyt logistyczny pomaga optymalizować wykorzystanie zasobów magazynowych, planować dostawy, zarządzać dostępnymi materiałami i komponentami w taki sposób, aby zwiększyć oszczędności przedsiębiorstwa oraz ograniczyć nadwyżki magazynowe oraz związane z przechowywaniem wydatki. Finalny raport pozwala też wskazać obszary magazynu, które nie są w pełni efektywnie wykorzystywane.

Co ważne, audyt logistyczny magazynu nie powinien jednak kończyć się tylko w momencie zaprezentowania wynikających z niego wniosków. Wskazana jest dalsza współpraca audytora z zarządem oraz pracownikami w celu wdrożenia zalecanych zmian, monitorowania postępów oraz ich rzeczywistego wpływu na wydajność magazynu czy poziom kosztów. Wnioski audytu oraz status wdrażania wynikających z niego rekomendacji warto też aktualizować regularnie, aby monitorować efekty przeprowadzonych zmian oraz utrzymywać stałą kontrolę nad operacjami magazynowymi.